8 утра, понедельник.

Звонок от клиента: «Я приезжаю сегодня на реабилитацию, вы меня ждёте?»

Администратор лихорадочно листает таблицы, проверяет записи в Yclients, заглядывает в ответственный врач?

Пока она ищет информацию, клиент уже сомневается: «А может, лучше в другой центр?»

Именно так работал реабилитационный центр Нейрофит до внедрения CRM.

Записи в одной WhatsApp-переписку.

Бронирование есть, но в какой комнате?

На какую программу?

Кто в системе, бронирование номеров — в другой, переписка с клиентами — в третьей. Каждое пятое бронирование терялось или превращалось в квест для сотрудников.

За 5 недель внедрения amoCRM центр объединил все процессы в единую систему, где каждый клиент виден от первого звонка до выписки.

Результат — потери клиентов сократились в 4 раза, а время обработки бронирования — с 1-2 дней до 30 минут.

Нейрофит — реабилитационный центр с проживанием, специализирующийся на восстановлении после инсультов, травм и неврологических заболеваний.

Центр работает по модели «всё включено»: клиент не просто приходит на процедуры — он заселяется на программу реабилитации длительностью от недели до нескольких месяцев.

Это создаёт особую сложность: нужно не только записать на процедуры, но и забронировать номер, синхронизировать график врачей, отследить программу питания и реабилитации.

До внедрения CRM все эти процессы жили отдельно друг от друга:

• Записи на процедуры велись в Yclients
• Бронирование номеров — в отдельной таблице
• Переписка с клиентами — в мессенджерах
• Оплаты — в бухгалтерии

Результат? Каждое пятое бронирование терялось, а администраторы тратили часы на сверку данных и поиск информации.

День из жизни администратора Нейрофит (до CRM):

9:00 — Приходит заявка из Instagram.
Клиент интересуется программой реабилитации после инсульта. Администратор отвечает в Direct, но забывает перенести информацию в таблицу.

10:30 — Звонок от клиента, который бронировал месяц назад.
Спрашивает детали заселения. Администратор открывает Yclients — там только запись на процедуры. Открывает Excel с бронированиями — там номер комнаты, но нет программы реабилитации. Лезет в WhatsApp искать переписку...

12:00 — Клиент должен заселиться сегодня, но никто не помнит, подтверждал ли он приезд. Звонят ему — не берёт трубку. Держат комнату или отдают другому?

14:00 — Приходит новая заявка с сайта.
Нужно забронировать номер, записать на консультацию к врачу, проверить свободные даты. Это займёт 1-2 дня согласований между администраторами, врачами и отделом бронирования.

17:00 — Клиент из утренней заявки в Instagram пишет снова: «Вы так и не ответили на мой вопрос». Оказывается, ответ затерялся в Direct, и заявка не была зафиксирована.

Итог дня:

• 2 клиента потеряны из-за медленного ответа
• 3 часа потрачено на поиск информации
• Путаница с заселением
• Стресс у команды

Что конкретно не работало:

1. Клиенты терялись на этапе бронирования
До 20% заявок не доходили до заселения — забывались, не подтверждались, терялись между отделами.

2. Хаос с заселением
Информация о клиенте была разбросана: запись на процедуры в Yclients, бронирование номера в таблице, детали программы в переписке. При заселении приходилось собирать данные по крупицам.

3. Обработка бронирования — 1-2 дня
Чтобы забронировать номер и составить программу, нужно было согласовать с врачами, администраторами, отделом бронирования. Документы гуляли по email и WhatsApp.

4. Клиенты приходили не вовремя
Из-за путаницы в записях клиенты либо приезжали не в тот день, либо вообще не приезжали — не получили напоминание.

5. Нет контроля и аналитики
Руководство не видело, сколько заявок приходит, сколько конвертируется в заселение, где теряются клиенты, какие программы популярнее.

Неделя 1-2: Объединение систем

Челлендж:
В центре одновременно работали Yclients для записей, Excel для бронирования и десятки чатов для коммуникации. Как собрать это в одно место?

Решение:
Настроили интеграцию amoCRM с Yclients — теперь каждая запись на процедуру автоматически создаёт сделку в CRM. Добавили кастомные поля для бронирования номеров, программ реабилитации и деталей заселения.

Результат:
Вся информация о клиенте теперь в одной карточке: от первого обращения до выписки

Неделя 2-3: Автоматизация бронирования

Челлендж:
Раньше, чтобы забронировать номер, нужно было: проверить свободные даты, согласовать с врачом, составить программу, подтвердить оплату. Это занимало 1-2 дня и требовало участия 3-4 человек.

Решение:
Создали автоматическую воронку бронирования в CRM:

1. Заявка приходит → автоматически создаётся задача администратору
2. Администратор проверяет даты → вносит данные в карточку
3. Система автоматически уведомляет врача и отдел бронирования
4. Клиент получает автоматическое подтверждение с деталями

Результат:
Время обработки сократилось с 1-2 дней до 30 минут.

Неделя 3-4: Интеграция каналов связи

Челлендж:
Заявки приходили из Instagram, WhatsApp, звонков, сайта — и терялись в разных местах.

Решение:
Подключили все каналы к amoCRM:

• Сайт → автоматическое создание сделок
• Instagram, WhatsApp, соцсети → переписка прямо в CRM
• Телефония → звонки фиксируются в карточке клиента

Результат:
Вся коммуникация с клиентом в одном окне. История не теряется, дубли исключены.

Неделя 4-5: Система напоминаний и контроля

Челлендж:
Клиенты забывали о записи, не подтверждали приезд, приезжали не в тот день.

Решение:
Настроили автоматические напоминания:

• За 3 дня до заселения — SMS с подтверждением
• За день до — сообщение в WhatsApp с деталями (номер комнаты, время заселения)
• В день процедуры — напоминание в мессенджере

Результат:
Клиенты приходят вовремя, количество no-show сократилось практически до нуля.

Неделя 5: Обучение и запуск

Что сделали:
Провели практические сессии для всей команды: администраторы, врачи, менеджеры. Показали, как работать с карточками клиентов, как использовать автозадачи, как видеть полную картину бронирований.

Результат:
Команда начала работать в CRM с первого дня. Переход прошёл без простоев.

8:00 — Клиент приезжает на ресепшн

Администратор открывает CRM → видит полную карточку:

• Программа реабилитации
• Номер комнаты
• График процедур
• Ответственный врач
• Историю переписки

8:05 — Клиент заселён

Система автоматически отмечает в Yclients, создаёт задачи для медперсонала, отправляет уведомления.

Без переключения между системами. Без поиска информации. Без путаницы.

✅ Все процессы объединены в CRM
✅ Потери клиентов снизились с 20% до 12%
✅ Время обработки бронирования — 1 час (было 1-2 дня)
✅ Команда адаптировалась к новой системе

✅ Потери клиентов снизились до 5% (-75% от исходного)
✅ Время обработки — 30 минут (-96% от исходного)
✅ 100% заявок фиксируются и обрабатываются
✅ Количество no-show сократилось до минимума
✅ Полная аналитика по бронированиям и программам

До внедрения:

• Потери клиентов: до 20%
• Время обработки бронирования: до 1–2 дней
• Отсутствие аналитики по заселению и бронированиям
• Клиенты не всегда приходили в нужное время из-за путаницы в записи

После внедрения:

• Потери клиентов: снизились до 5%
• Время обработки бронирования: сократилось до 30 минут
• Полная видимость всех бронирований и заселений в одной системе

Сокращение числа ошибок и недоразумений при заселении